Talleres colaborativos y teletrabajo:
Frente a la generalización del teletrabajo, ¿cómo encontrar una dinámica de puesta en común, de intercambio y de construcción durante la realización de talleres de design thinking? Se trata de una cuestión crucial si queremos seguir siendo eficaces en términos de innovación, identificación y tratamiento de las necesidades de los clientes y/o usuarios.
La solución radica, al menos en parte, en la adaptación acelerada de plataformas de colaboración dedicadas a trabajar en equipo o con clientes (internos / externos).
Pero antes, recordemos qué es el pensamiento de diseño…
Es un método basado en 5 fases clave para facilitar la cocreación de valor por parte de todos los miembros de un equipo de proyecto. A menudo unido al método ágil y a su modo de funcionamiento iterativo, el pensamiento de diseño permite comprender e identificar con precisión los objetivos, sus necesidades y los medios para abordarlos eficazmente con la realización de pruebas asociadas. Este enfoque nos permite diseñar productos y servicios innovadores para usuarios, colaboradores o consumidores . También implica tener en cuenta los comentarios de los usuarios finales a lo largo de la vida del proyecto.
Los 5 pasos clave del pensamiento de diseño :
- Empatía, para profundizar en el conocimiento de sus clientes y sus entornos.
- Inspiración, para definir el problema o el objetivo y enmarcarlo.
- Ideas, con la búsqueda de una solución para abordar el problema identificado.
- Imaginación y creación de prototipos, para evaluar la viabilidad de las soluciones seleccionadas.
- Las pruebas, que representan la fase de ejecución del proyecto.
Para llevar a cabo estas diferentes fases, incluso a distancia, existen soluciones colaborativas (como Qibish, Mural, Miro o Klaxoon) especialmente dedicadas a los talleres en equipo. En la práctica, representan buenas alternativas a las tradicionales reuniones de post-it en la vida real, para mantener el vínculo y una dinámica colectiva entre los actores de un proyecto (a veces de diferentes estructuras, funciones y universos).
¿Cómo utilizar las plataformas de pensamiento de diseño?
Estas soluciones le permiten intervenir en cada etapa del proyecto, desde la fase de idea hasta el análisis del trabajo realizado. Sobre todo, ofrecen la posibilidad de cuestionar todos los aspectos del producto, con el resultado final de la definición de una hoja de ruta detallada y compartida por todos.
Algunos ejemplos de talleres para las diferentes fases del pensamiento de diseño:
| Empatía | Idea y prototipos | Pruebas |
|---|---|---|
| Mapa mental | Lista de productos pendientes | Retrospectiva |
| Mapa del recorrido del cliente | Kanban | |
| Persona | Planificación del póquer (escala de Fibonacci) | |
| Wireframing | Hoja de ruta |
¿Qué es Miro?
Miro es una completa plataforma de colaboración visual, tanto por las herramientas como por las funciones que ofrece. Ya no tendrá que hacer malabares entre su herramienta de videoconferencia, sus pantallas compartidas o su software de colaboración durante sus talleres… Miro le permite hacer todo (bien) en un solo lugar.
En primer lugar, puede elegir entre una amplia biblioteca de plantillas “llave en mano”, en función del taller que desee dirigir:
| Reuniones | Brainstorming e ideación | Flujos de trabajo ágiles | Modelos y diagramas | UX y Design Thinking | Stratégie et planification |
|---|---|---|---|---|---|
| Rompehielos | Diagrama de afinidad | Tablero ágil | Diagrama UML | Investigación | Diamante de la estrategia |
| Standup diario | Mapa del viaje del cliente (línea de tiempo) | Embudo de conversión Backlog | Diagrama Swimlane | Mapa de empatía | Cadena de valor |
| Planificación de eventos | Diagrama de espina de pescado | Reunión individual | Planificación estratégica | Flujo de usuarios | Matriz RACI |
| Agenda de reuniones de equipo | Escala Likert | Retrospectiva rápida | Mapa de las partes interesadas | Lienzo de proyecto UX | Mapa de estrategia |
| Reunión individual | Mapa mental | Retrospectiva de locura/tristeza/alegría | Plano de servicios | Trabajar hacia atrás | Estrategia de mercado |
| Matriz de estacionamiento | Embudo de ideas Backlog | Hoja de ruta tecnológica | Diagrama de flujo | Persona de usuario | Las cinco fuerzas de Porter |
Y con más de 3 millones de usuarios en todo el mundo, ¡también puedes aprovechar todos los modelos que comparte la comunidad!
Miro también ofrece herramientas nativas, que son muy útiles para facilitar estos talleres:
– Los famosos post-its virtuales y la interacción simultánea
– Una biblioteca de iconos para el wireframing
- Tarjetas para definir sus historias de usuario
- Un temporizador para marcar el ritmo de las actividades
- Una opción de voto anónimo
- Un sistema para centrar la atención
- La capacidad de interactuar con varias personas al mismo tiempo
- Y muchos otros recursos para compartir y colaborar (dibujo en vivo, juego de pelota de scrum, tiradas de dados,…)
Y además de todas estas características, el marketplace te permite integrar la mayoría de tus aplicaciones favoritas a través de sus APIs, para que puedas disfrutar de ellas directamente en tu pizarra:
- Diseño y gráficos (Sketch, InVision, Adobe XD, Axure, …)
- Mensajería y chat de audio/vídeo (Teams, Slack,…)
- Archivos y documentos (Google drive, One Drive, Evernote…)
- Gestión de tareas (Carbon Copy, Jira, Trello,…)
- Cuestionarios y formularios (TypeForme, SurveyMonkey,…)
- Relaciones con los clientes (Salesforce, Zendesk,…)
La integración de todas estas herramientas le permite centralizar y sincronizar todos los componentes que necesita integrándolos directamente en la pizarra. ¿Algunos ejemplos?
Con Jira, Trello o Monday, puedes organizar las tareas procedentes de diferentes canales para representarlas en el tablero (necesidades identificadas, gestión de alcances y calendarios, etc.).
Del mismo modo, para la gestión de documentos, una vez que se añaden plugins como Dropbox, las imágenes, los PDF o los vídeos se mantendrán actualizados, incluso en caso de pequeñas modificaciones.
Para los creativos, con Adobe XD o Sketch, compartimos las últimas versiones de los modelos en el tablero con la sincronización de las actualizaciones, para que los equipos estén siempre informados de las últimas novedades.
Y no olvidemos la seguridad, con muchas soluciones para la autentificación simplificada y segura a través del inicio de sesión SSO (y los módulos Azure active directory, microsoft active directory u office 365 Auth, etc.).
Ahora que tenemos la herramienta perfecta, con todas las características que necesitamos… ¡Sólo queda lanzar nuestro taller!
¿Cómo crear un taller con Miro?
Para crear un taller de colaboración con Miró, nada más fácil. Reunimos a nuestro equipo y elegimos los marcos que queremos. Desde la creación de una estructura de árbol hasta la retrospectiva del equipo al final de un sprint, tenemos todo lo que necesita para fomentar la co-construcción, el intercambio y la adhesión en torno a su proyecto… o simplemente para animar los rituales del equipo a distancia.
En Davidson, Twister, nuestra “Oficina Técnica como Servicio”, utiliza regularmente Miro para realizar las siguientes actividades internas y con nuestros clientes:
- Definir las personas.
- Emerge y detalla los requisitos.
- Crear atrasos.
- Crear wireframes.
- Desafiar las funcionalidades propuestas.
- Realización de retrospectivas.
Dirigir un taller de colaboración sobre Miró – en la práctica:
¿Es tu primer taller de vídeo sobre Miró y no sabes por dónde empezar? ¿Cómo se desglosa la sesión y se le da un ritmo para recoger datos de calidad que le permitan satisfacer sus necesidades?
Tomemos el ejemplo de un taller de personas que hicimos para uno de nuestros clientes del sector sanitario.
Conéctese a la plataforma y seleccione la plantilla correspondiente a su investigación, (aquí “Persona”). Se proponen varias plantillas ya preparadas y se puede optar por utilizarlas vacías o precompletadas. Una vez que haya hecho su selección, Miro le propone un módulo que incluye todos los pasos necesarios para llevar a cabo el taller. También se especifica el tiempo de cada una de las actividades, así como todas las instrucciones para acompañar y guiar a los participantes.
Por lo tanto, puede realizar su taller de personas en 3 etapas:
- Acompañar a los clientes en el descubrimiento de la herramienta y la presentación del proceso, necesario si los participantes no están acostumbrados a este tipo de herramientas.
Ver los cursores de todos los participantes, ayuda a identificarlos y a guiarlos si encuentran dificultades. La función de bloqueo de capas también garantiza la correcta disposición de los elementos en toda la obra. - Tormenta de ideas y creación de ideas gracias a los diferentes pasos propuestos por la plantilla. Se abordan numerosas cuestiones y los clientes juegan personificando los segmentos previamente identificados. Les dan nombres de pila, edades, rasgos de personalidad, lo que les gusta, etc.
- El feedback del taller por parte del Product Owner para refinar y sintetizar las personas identificadas.
5 consejos para el éxito de un taller colaborativo a distancia
Como la herramienta no lo es todo, aquí también hay algunas recomendaciones para llevar a cabo con éxito un taller colaborativo a distancia:
- Reunir un panel representativo de las partes interesadas en el proyecto (partes interesadas, clientes y usuarios finales).
- Acompañe el taller con ejercicios cortos y variados (comience con un “rompehielos”, ¡hay incluso una plantilla para ello!)
- Entablar una conversación y fomentar el intercambio entre las empresas y sus necesidades.
- Disfruta descubriendo y sumergiéndote en el mundo de tu equipo.
- No descuide la fase de retroalimentación colectiva de estos talleres.
La restitución del taller es un paso clave. Esta síntesis permite la validación colectiva de todos los puntos en cada nueva etapa. Esto asegura el proyecto a lo largo de su desarrollo, garantizando el apoyo de cada participante. En caso de ajustes, este enfoque ofrece más reactividad, para reforzar el sentimiento de satisfacción y garantizar una mayor implicación de los equipos.
Para concluir
Como puede ver, las plataformas colaborativas son una muy buena manera de reunir a todas las líneas de negocio para identificar los elementos clave de sus proyectos (¿Cuáles son los objetivos? ¿Cómo atender sus necesidades? ¿Cómo aplicarlos? etc.).
Aunque los periodos de contención parecen estar retrocediendo, no hay duda de que el uso de estas herramientas continuará en el tiempo. Sus activos y sus numerosas funcionalidades permiten superar las limitaciones inducidas por la distancia, cuando no puede reunir a su equipo “en persona”. Y los casos de uso son ilimitados.
Con Miro, hemos encontrado la herramienta adecuada para acompañar a nuestros clientes, dominar su entorno y definir mejor sus necesidades para cada nuevo proyecto digital.
Nuestro último consejo para el éxito de los talleres: no dude en marcar el ritmo segmentando los ejercicios. Estas actividades requieren concentración e implicación de todos los participantes. Estimule a su equipo proponiendo sesiones de trabajo cortas y variadas, para mantener el interés y el intercambio indispensables en este tipo de ejercicios.
